Beperking Risico's Offshoring
In het algemeen brengt offshoring risico's met zich mee; u stelt uw bedrijfsfuncties immers voor een deel bloot aan een ander bedrijf. Maar er zijn manieren om de potentiële gevolgen te beperken. Hieronder een overzicht van de algemene risico's van offshoring en manieren om ze te beperken:
- Communicatiebarrières / problemen
Veel dienstverleners spreken en verstaan weliswaar Engels, maar door bijvoorbeeld het verschil in tijdzone kan de communicatie voor beide partijen lastig worden.
Er zijn dienstverleners die een medewerker aanwijzen als eerste aanspreekpunt om snel problemen op te lossen en wijzigingen door te geven. Dat is bevorderlijk voor een effectieve werkrelatie met de opdrachtgever.
Dankzij videoconferenties, chat en e-mail is het eenvoudiger te communiceren met mensen waar ook ter wereld. Bij offshoring is het heel belangrijk dat er regelmatig wordt overlegd en dat de leverancier wekelijks rapporteert over de voortgang van het project. - Onduidelijke eisen
Als het project onvoldoende is gespecificeerd, geeft dat na verloop van tijd diverse problemen. Meestal komen die de opdrachtgever duur te staan, waardoor de hele opzet om kosten te besparen in het water valt. Ieder bedrijf dat werk wil outsourcen moet absoluut eerst zijn eisen op een rijtje zetten; een zg. project brief of projectschets alleen is dan niet genoeg. Om problemen te vermijden doet de opdrachtgever er verstandig aan te beginnen met het opstellen van gedetailleerde projectspecificaties. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn. - Gegevensbeveiliging / Bescherming van intellectueel eigendom
Bij het outsourcen van bedrijfsprocessen naar een offshore-locatie neemt het beveiligingsrisico toe. Er wordt bij offshoring-partijen keer op keer op gehamerd dat zij hun overeenkomsten en SLAs beter zouden moeten lezen, maar er zijn nog altijd bedrijven die daar geen gehoor aan geven.
Met het oog op beperking van het risico van gegevensdiefstal en andere beveiligingsproblemen is het raadzaam slechts inzage te verlenen als dat echt nodig is. De opdrachtgever moet erop toezien dat de dienstverlener zich houdt aan de voorschriften omtrent informatiebeveiliging. Beide partijen moeten ingaan op vertrouwelijkheidsaspecten, evenals op eventuele licenties en eigendom van de in het kader van het project geschreven broncode. Verder moeten opdrachtgever en dienstverlener weten wat hun verantwoordelijkheden zijn bij problemen met gegevensbeveiliging en intellectueel eigendom. - Niet opleveren
Een bedrijf besluit tot offshoring omdat het erop vertrouwt dat de dienstverlener het werk overneemt. Maar wat als het werk niet op tijd klaar is of niet wordt uitgevoerd volgens de gemaakte afspraken? Om dat te voorkomen is het belangrijk dat de opdrachtgever een dienstverlener kiest met een klinkende staat van dienst op het gebied van klantenservice en betrouwbaarheid. - Culturele verschillen
Deze risicofactor betreft niet alleen de wijze van communiceren maar ook het projectbeheer in algemene zin, de manier van werken en hoe men zich opstelt. Vergeet niet dat westerse landen er andere werkpraktijken op nahouden dan landen in Azië. Om dit risico te beperken kan een opdrachtgever kiezen voor een dienstverlener met een culturele achtergrond die overeenkomt met de Westerse cultuur.
Voor een goede, duurzame offshoring-relatie is het belangrijk te beseffen en te aanvaarden dat offshoring diverse risico's inhoudt. Beide partijen zullen hun best moeten doen om die risico's beperkt te houden en toe te werken naar elkaars bedrijfsdoelen.